Con dấu là dấu hiệu pháp lý của doanh nghiệp, được sử dụng trong các văn bản, tài liệu nội bộ và phải công khai để đảm bảo uy tín của những doanh nghiệp trong những văn bản đó. Nội dung, hình thức con dấu của doanh nghiệp đã được quy định chi tiết trong Luật doanh nghiệp 2020, theo đó doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp; việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành và doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Doanh nghiệp phải thay đổi con dấu công ty khi con dấu bị hư hỏng, bị mất con dấu, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi con dấu do chất liệu làm con dấu, khi doanh nghiệp có nhu cầu khắc thêm con dấu mới với mẫu mã tự quyết định phù hợp với quy định của pháp luật, khi doanh nghiệp đổi tên, doanh nghiệp đổi địa chỉ địa chỉ công ty khác quận, huyện, tỉnh thành phố hoặc khi doanh nghiệp thay đổi số đăng ký kinh doanh cũ do doanh nghiệp được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh từ lâu.
Theo khoản 5 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc đóng dấu đối với tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật liên quan. Do đó khi thay đổi con dấu, doanh nghiệp tự khắc con dấu mới hoặc thuê dịch vụ khắc dấu mới, nếu đối tác, khách hàng yêu cầu thì doanh nghiệp làm cam kết sử dụng mẫu con dấu cũ và mới.
Luật doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức cũng như việc quản lý và lưu giữ con dấu. Do đó khi doanh nghiệp đăng ký mới hay thay đổi mẫu dấu thì không phải thực hiện thủ tục thông báo lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Trường hợp doanh nghiệp giải thể, nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp thì doanh nghiệp có trách nhiệm trả con dấu, Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan công an theo quy định khi làm thủ tục giải thể.
Nếu doanh nghiệp không tuân thủ quy định pháp luật về con dấu thì có thể bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 144/2021/NĐ-CP:
- Trường hợp không ban hành quy định nội bộ về quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình thì có thể bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng;
- Trường hợp tự ý mang con dấu ra khỏi trụ sở cơ quan, tổ chức mà không được phép của chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng;
- Trường hợp hông nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền có hiệu lực về việc tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đỉnh chỉ hoạt động hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc giao nộp con dấu theo quy định của pháp luật có mức phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
Đặc biệt, với hành vi làm giả con dấu thì tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của hành vi mà hành vi làm giả con dấu có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự 2015 sửa đổi, bổ sung 2017:
- Người nào làm giả con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác của cơ quan, tổ chức hoặc sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ giả thực hiện hành vi trái pháp luật, thì bị phạt tiền từ 30 triệu đồng đến 100 triệu đồng, phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 02 năm;
- Có thể bị phạt tù từ 2 năm đến 5 năm nếu phạm tội thuộc một trong các trường hợp:
- Có tổ chức;
- Phạm tội 02 lần trở lên;
- Làm từ 02 đến 05 con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác;
- Sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác thực hiện tội phạm ít nghiêm trọng hoặc tội phạm nghiêm trọng;
- Thu lợi bất chính từ 10 triệu đồng đến dưới 50 triệu đồng;
- Tái phạm nguy hiểm.
- Phạt tù từ 3 năm đến 7 năm nếu phạm tội thuộc một trong các trường hợp:
- Làm 06 con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác trở lên;
- Sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác thực hiện tội phạm rất nghiêm trọng hoặc tội phạm đặc biệt nghiêm trọng;
- Thu lợi bất chính 50 triệu đồng trở lên.
Trên đây là bài viết về thủ tục thay đổi con dấu công ty, để thực hiện thủ tục pháp lý liên quan trên thực tế hoặc cần tư vấn cụ thể, quý khách hàng vui lòng gọi vào hotline 0987754209 hoặc đặt câu hỏi qua hòm thư của của Luật Nam Hoàng.
Trân trọng./.
